Il modello di delega per la consegna di documenti permette di incaricare una persona di fiducia di presentare o depositare determinati documenti presso un ufficio, un ente, un’azienda o un professionista al posto dell’interessato.
Il fac simile può essere scaricato in formato Word, da modificare liberamente, e in formato PDF. Prima di utilizzarlo è necessario controllare se il destinatario accetta una delega libera oppure richiede un proprio modulo, una prenotazione, specifici allegati o una particolare modalità di presentazione.
Il modello contiene dati del delegante, dati del delegato, destinatario, elenco dei documenti da consegnare, riferimenti della pratica, luogo, data, firma ed eventuali allegati.
La delega alla consegna autorizza normalmente il deposito materiale dei documenti. Non attribuisce automaticamente al delegato il potere di firmare dichiarazioni, istanze o contratti al posto dell’interessato.
Indice
Quando utilizzare la delega per consegnare documenti
Il modello può essere utilizzato quando una persona non può presentarsi direttamente presso l’ufficio destinatario e desidera incaricare un altro soggetto di consegnare la documentazione già predisposta.
Può essere adattato, per esempio, alla consegna di richieste, comunicazioni, certificati, allegati, integrazioni documentali e pratiche firmate dall’interessato. Nel testo devono essere indicati con precisione sia il destinatario sia i documenti affidati al delegato.
La procedura deve comunque ammettere la presentazione tramite un incaricato. Alcuni uffici accettano i documenti tramite delegato, mentre altri richiedono una trasmissione telematica, una firma digitale, un modulo ufficiale o la presenza personale dell’interessato.
Cosa può fare il delegato
La delega può autorizzare il soggetto incaricato a presentare i documenti indicati, consegnare eventuali allegati, mostrare la documentazione necessaria per l’identificazione e ritirare una ricevuta o un’attestazione di avvenuto deposito, quando prevista.
È utile specificare direttamente nel modello se il delegato è autorizzato anche a ricevere comunicazioni relative alla completezza formale della consegna o a ritirare la ricevuta con il numero di protocollo.
La semplice delega alla consegna non dovrebbe invece essere interpretata come un’autorizzazione generale a modificare i documenti, sottoscrivere nuove dichiarazioni, assumere obblighi o presentare integrazioni non preventivamente approvate dal delegante.
Quando il modello generico non è sufficiente
Il fac simile non è necessariamente adatto a ogni procedura. Un ente pubblico, una banca, un’impresa o un professionista può mettere a disposizione un proprio modello e stabilire quali documenti devono essere firmati direttamente dall’interessato.
Per alcune pratiche può essere richiesta una procura speciale, una firma autenticata, una firma digitale o un incarico professionale. In altri casi la presentazione è consentita esclusivamente attraverso una piattaforma telematica, una PEC o un servizio online.
Prima di incaricare il delegato è quindi opportuno consultare le istruzioni del destinatario e verificare che la consegna allo sportello sia ancora ammessa.
Quali dati inserire nella delega
Nella prima parte del modello devono essere inseriti i dati del delegante, cioè della persona per conto della quale viene effettuata la consegna. È opportuno indicare nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza, codice fiscale ed estremi del documento di identità, quando richiesti.
La seconda parte deve identificare il delegato. Anche in questo caso vanno riportati dati sufficienti a permettere all’ufficio di confrontare il modulo con il documento di identità presentato.
Bisogna poi specificare il nome dell’ente, dell’ufficio, dell’azienda o del professionista destinatario. Se la struttura dispone di più sedi o reparti, è utile indicare anche l’ufficio competente.
L’oggetto della delega deve descrivere chiaramente i documenti da consegnare. Quando disponibili, aggiungi il numero della pratica, il protocollo precedente, il codice cliente, la data della richiesta o qualsiasi altro riferimento utile.
Come descrivere i documenti da consegnare
Evita formule generiche come “tutta la documentazione necessaria”. Un elenco preciso permette al delegante di delimitare l’incarico e aiuta il destinatario a verificare ciò che è stato effettivamente depositato.
Esempio: delego la signora Laura Bianchi a consegnare, in nome e per mio conto, presso l’Ufficio Alfa del Comune di Roma, la domanda firmata relativa alla pratica numero 12345 e i cinque allegati indicati nell’elenco unito alla presente delega.
Se i documenti sono numerosi, può essere allegato un elenco separato. L’elenco dovrebbe essere datato e firmato dal delegante e richiamato espressamente nel testo della delega.
Firma dei documenti e firma della delega
La delega deve essere firmata dal delegante secondo le modalità accettate dal destinatario. Anche i documenti consegnati devono riportare le firme richieste dalla relativa procedura.
Il fatto che il delegato sia autorizzato a depositare una pratica non significa che possa firmarla al posto dell’interessato. Se la procedura richiede la firma del richiedente, del proprietario, del legale rappresentante o di un professionista, la sottoscrizione deve essere apposta dal soggetto previsto.
Quando si vuole attribuire al delegato anche il potere di compilare, modificare o sottoscrivere documenti, potrebbe essere necessario utilizzare una procura o un incarico più specifico.
Documenti da allegare alla delega
Molte procedure richiedono una copia leggibile e in corso di validità del documento di identità del delegante. Il delegato deve generalmente presentarsi con il proprio documento originale e, in alcuni casi, può essere richiesta anche una copia.
Possono inoltre essere necessari una convocazione, una ricevuta, una precedente comunicazione, un numero di pratica, una marca da bollo o altra documentazione prevista dalla specifica procedura.
Gli allegati non sono uguali per ogni destinatario. Prima della consegna bisogna quindi controllare le istruzioni ufficiali e preparare soltanto i documenti effettivamente richiesti.
Come ottenere una prova della consegna
Quando possibile, il delegato dovrebbe chiedere una ricevuta che identifichi la documentazione depositata. La ricevuta può riportare la data, il numero di protocollo, il timbro dell’ufficio o un altro riferimento utile a dimostrare l’avvenuta consegna.
Se vengono presentate due copie della stessa comunicazione, si può chiedere all’ufficio di restituirne una con timbro o attestazione di ricezione, purché la procedura lo consenta.
La ricevuta deve essere conservata insieme alla copia della delega e dei documenti consegnati. È particolarmente importante quando la pratica è soggetta a una scadenza.
Errori da evitare
Uno degli errori più frequenti consiste nel non specificare quali documenti vengono affidati al delegato. Anche la mancata indicazione dell’ufficio destinatario o del numero della pratica può rendere il modulo poco chiaro.
Bisogna evitare firme mancanti, copie illeggibili dei documenti, dati anagrafici non corrispondenti e deleghe che attribuiscono poteri eccessivamente generici.
Prima della consegna controlla inoltre che tutti i documenti siano stati firmati dai soggetti competenti, che gli allegati siano presenti e che il termine di presentazione non sia scaduto.
Modulo Delega Consegna Documenti Word da Stampare
Il modello Word può essere modificato con Microsoft Word o con un programma compatibile. Permette di personalizzare il destinatario, descrivere la pratica e inserire l’elenco dei documenti affidati al delegato.
Dopo la compilazione elimina le indicazioni non pertinenti, controlla i dati, stampa il modulo e apponi la firma negli spazi previsti.
Modulo Delega Consegna Documenti PDF
Il PDF mantiene invariata l’impostazione grafica del fac simile. Se dispone di campi interattivi, può essere compilato prima della stampa; diversamente, può essere stampato e compilato a mano in modo leggibile.
Prima di affidare il documento al delegato verifica che la firma sia presente e che siano stati preparati tutti gli allegati richiesti.
Delega per consegna e delega per ritiro documenti
La delega per consegna documenti autorizza una persona a depositare documentazione predisposta dal delegante. La delega per ritiro documenti permette invece di ricevere documenti già disponibili presso un ufficio o un altro destinatario.
Le due operazioni possono essere previste nello stesso modello soltanto quando la procedura lo consente e i poteri attribuiti al delegato vengono descritti separatamente e con chiarezza.
